Kündigungsgespräch führen: In 5 Schritten zur respektvollen Kündigung
Kündigungen von Mitarbeitern sind zwar immer ein unangenehmes Thema, aber sie gehören manchmal zum Geschäftsalltag einer Führungskraft dazu. Wichtig ist vor allem, es auf eine professionelle und respektvolle Weise zu regeln. So können beide Seiten mit einem positiven Endeindruck das gemeinsame Arbeitsverhältnis beenden. Doch wie führt man ein möglichst zielführendes Trennungsgespräch?
Wir zeigen dir in diesem Artikel, wie du in dieser Situation das richtige Fingerspitzengefühl zeigen und trotz aller Herausforderungen ein professionelles Kündigungsgespräch führen kannst. Das trägt langfristig zum positiven Image deines Unternehmens bei.
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Das Wichtigste in Kürze
- Das professionelle Führen von Kündigungsgesprächen ist eine Kunst für sich. Als Führungskraft wirst du wahrscheinlich früher oder später mit diesem Thema in Kontakt kommen, eine gute Vorbereitung und die richtige Weiterbildung können hierbei entscheidend sein.
- Wenn du nämlich notwendige Kündigungen respektvoll aussprechen kannst, verbesserst du das Klima im Betrieb und die Motivation unter den verbliebenen Kollegen. Zudem bleiben sowohl das Image des Unternehmens als auch die Würde aller Beteiligten gewahrt.
- Kläre vor einer Kündigung alle rechtlichen Aspekte und die möglichen Kündigungsgründe. Bereite anschließend eine sorgfältige Dokumentation zum Mitarbeiter vor. Setze einen Termin zum Wochenanfang auf und wähle einen Raum, der die Privatsphäre schützt.
- Das typische Kündigungsgespräch erfolgt in 5 Phasen: kurze Begrüßung, Aussprechen und Begründung der Kündigung, Mitarbeiterfeedback, weitere Schritte und eine saubere Protokollierung. So schaffst du Respekt und Rechtssicherheit.
Warum ist ein professionelles Kündigungsgespräch so wichtig?
Als Arbeitgeber darf man die Bedeutung eines Trennungsgesprächs nicht vernachlässigen. Manchmal hört man das Argument, der Mitarbeiter verlasse doch ohnehin das Unternehmen und die Meinung des Gekündigten sei unwichtig. Aber das ist eine äußerst kurzsichtige Betrachtung.
Problem: Die meisten Führungskräfte werden nicht geschult
In den meisten Unternehmen führt der Vorgesetzte das Kündigungsgespräch, in großen Konzernen kann das auch die Personalabteilung sein. Grundsätzlich gilt: Die Person, die den Mitarbeiter kennt und die regelmäßigen Feedbackgespräche geführt hat, sollte hier Verantwortung übernehmen. Das zeugt auch von mehr Respekt gegenüber dem gekündigten Angestellten.
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Vorbereitung: So kannst du eine Kündigung richtig aufsetzen
Alternativ zu einem Training kannst du dich auch ein wenig selbst auf deine Aufgabe bzw. auf das anstehende Kündigungsgespräch vorbereiten, um die verschiedenen Phasen des Gesprächs erfolgreich navigieren zu können. Das sind die wichtigsten Schritte zur Vorbereitung.
Schritt 1 Rechtliche Lage zur Kündigung klären
Entlassungen in Deutschland erfordern einen gültigen Kündigungsgrund, um rechtswirksam zu sein. In vielen Fällen kann das beispielsweise betriebsbedingt erfolgen, weil die wirtschaftliche Lage des Unternehmens kritisch ist. In anderen Fällen gibt es aber auch verhaltens- oder personenbedingte Gründe. Eine Ausnahmesituation stellt hingegen die außerordentliche Kündigung dar.
Ganz egal, um welchen Kündigungsgrund es sich handelt, für dich als Führungskraft muss die rechtliche Lage klar sein. Die entsprechende Entscheidung gilt es also mit der Personalabteilung oder einem Experten zum Arbeitsrecht vorab zu klären. Sollte sich die Kündigung nämlich als unwirksam erweisen, steht dein Unternehmen später noch ganz anderen Problemen gegenüber.
Schritt 2 Alle relevanten Dokumente vorbereiten
Im Vorfeld musst du natürlich alle notwendigen Dokumente vorbereiten. Hierzu gehören unter anderem das Kündigungsschreiben, ein Arbeitszeugnis sowie Angaben zu einer möglichen Abfindung. Ebenfalls wichtig: Wie sieht es mit dem Resturlaub, angesammelten Überstunden oder einer Freistellung aus? Idealerweise liegen diese Informationen während des Gesprächs griffbereit.
Unser Tipp ist es, vorab eine Checkliste und ein Inhaltsverzeichnis mit allen relevanten Dokumenten zu erstellen. So musst du bei Bedarf nicht lange suchen und beugst einer unangenehmen Stille während des Kündigungsgesprächs vor. Du kannst nebenbei auch einige Punkte oder Argumente im Gedanken durchspielen oder aufschreiben, um dich noch besser auf das Gespräch vorzubereiten.
Schritt 3 Zeit und Raum für das Gespräch wählen
Die erste Wochenhälfte eignet sich in der Regel am besten für das eigentliche Gespräch. So hat der Mitarbeiter noch die Möglichkeit, zeitnah Fragen zu stellen und offene (rechtliche) Punkte zu klären, bevor es ins Wochenende geht. Je nachdem, wie das Thema Kündigungsfrist und Anwesenheit am Arbeitsplatz gehandhabt wird, kann die restliche Woche auch für ein Offboarding genutzt werden.
Ebenso wichtig während der Vorbereitung ist der optimale Ort, um das Entlassungsgespräch zu führen. Es muss ein Raum sein, der die Privatsphäre des Mitarbeiters wahrt. Er sollte uneinsehbar und möglichst schalldicht sein. In manchen Unternehmen gibt es einen bekannten „Kündigungsraum”, diesen gilt es zu vermeiden. Das Büro des Vorgesetzten kann sich hingegen gut eignen.
In 5 Schritten durch das Kündigungsgespräch führen
In 5 Schritten durch das Kündigungsgespräch führen
Schritt 1 Mitarbeiter freundlich begrüßen
Die Begrüßung und der erste Eindruck setzen oft den weiteren Ton des Gesprächs. Sei freundlich, zeige dich offen und strahle Selbstbewusstheit aus. Einige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können das Ziel des Gesprächs bereits erahnen, eine ruhige Ausstrahlung kann also hilfreich sein.
Schritt 2 Kündigung aussprechen und begründen
Als Nächstes solltest du möglichst schnell auf den Punkt kommen und die Kündigung aussprechen. Ein langes Gerede drumherum erhöht nur die Nervosität auf beiden Seiten. Zudem möchte niemand eine ausschweifende Einleitung hören, wenn die Entscheidung eigentlich schon feststeht.
Anschließend musst du auch einen der Kündigungsgründe verständlich kommunizieren. Deine Nachricht sollte klar, direkt und unmissverständlich sein. Konjunktive und Floskeln solltest du vermeiden, um die Klarheit der Botschaft nicht zu verwässern (Empathie sieht ohnehin anders aus).
Schritt 3 Dem Mitarbeiter die Chance zum Reden geben
Mitarbeitende sollten die Gelegenheit erhalten, sich zur Kündigung zu äußern. Einige Mitarbeiter zeigen selbst in einer solchen Situation eine hohe Resilienz und nehmen es eher gelassen, andere werden hingegen emotional oder versuchen, ihren Job neu zu verhandeln.
Als Führungskraft musst du standhaft bleiben und Verständnis sowie Empathie zeigen, darfst aber nicht ins Mitleid abdriften. Du solltest ebenfalls in der Lage sein, persönliches Feedback entgegenzunehmen. Bei Schuldzuweisungen des Mitarbeiters gilt es, ruhig, professionell und wertschätzend zu bleiben.
Schritt 4 Weitere Schritte gemeinsam besprechen
Der weitere Trennungsprozess wird sicherlich einige Fragen beim Mitarbeiter aufwerfen. Wann genau erfolgt die Übergabe bzw. das Offboarding? Wie sieht der Umgang mit Resturlaub und Überstunden aus? Gibt es eine Abfindung oder anteilige Boni-Zahlungen?
Darüber hinaus bieten einige Unternehmen bzw. Personalabteilungen zum Beispiel gekündigten Mitarbeitern Unterstützung bei ihrer weiteren Karriere an. Sollte es nach dem Kündigungsgespräch noch weitere offene Punkte geben, kann ein zusätzliches Abschlussgespräch sinnvoll sein.
Schritt 5 Dokumentation erstellen und Team informieren
Entlassungen sind immer ein kritisches Thema und müssen ordentlich protokolliert werden. So kannst du als Führungskraft Missverständnisse umgehen und dich rechtlich absichern. Nach gemeinsamer Absprache kannst du auch direkt das Team informieren, um Gerüchte zu vermeiden.
Weitere Tipps zum Thema Kündigungsgespräch führen
- Einladung zum Gespräch verschicken: Als Betreff eignen sich neutrale Formulierungen wie „Personalgespräch“ oder „Gespräch zur weiteren Zusammenarbeit“. Die Einladung zum Vier-Augen-Gespräch sollte mindestens eins bis zwei Tage im Voraus erfolgen.
- Höflich, aber mit emotionaler Distanz agieren: Reaktionen können je nach Person stark unterschiedlich ausfallen. Du musst trotzdem professionell durch das Kündigungsgespräch führen und dabei stets höflich, aber emotional unabhängig bleiben.
- Kündigung begründen ist wichtig: Insbesondere bei personen- oder verhaltensbedingten Kündigungen ist eine nachvollziehbare Begründung wichtig. Liste klare Gründe und Fakten auf, um das Verständnis zu fördern. Verfange dich nicht in langen Diskussionen.
- Schuldzuweisungen vermeiden: Plumpe Schuldzuweisungen sind nicht hilfreich und liefern lediglich einen Beitrag zu emotionalen Reaktionen. Bleibe lieber immer sachlich und konzentriert, selbst wenn du zum Ziel von Schuldzuweisungen werden solltest.
- Bei Bedarf die Personalabteilung involvieren: Du bist vielleicht nicht in der Lage, alle (rechtlichen) Fragen sofort zu beantworten. Verweise zur weiteren Klärung auf die Personal- bzw. HR-Abteilung. In manchen Unternehmen begleitet HR sogar das Gespräch mit.
Fazit: Eine gute Vorbereitung ist essenziell, um ein professionelles Kündigungsgespräch führen zu können
Entlassungen sind für Führungskräfte immer ein schwieriges Thema. Mit einer guten Vorbereitung kannst du aber dennoch die besten Voraussetzungen für dich und die betroffenen Mitarbeiter schaffen. Beginne mit einer freundlichen Begrüßung, sei respektvoll, zeige deine Wertschätzung und führe zügig durch das Gespräch. Alle wichtigen Fragen und der weitere Prozess sollten dabei direkt geklärt werden.
So kannst du auf professionelle und respektvolle Weise sogar durch das schwierigste Kündigungsgespräch führen. Benötigst du weitere Hilfe oder ein begleitendes Coaching auf deinem Weg zur erfolgreichen Führungskraft? Wir beraten dich gerne!
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Häufig gestellte Fragen
Jedes Gespräch beginnt immer mit einer freundlichen und respektvollen Begrüßung – das ist die Basis einer professionellen Trennungskultur. Als Chef, Inhaber oder Führungskraft setzt du damit den nachfolgenden Ton und zeigst selbst in dieser schwierigen Situation deine Wertschätzung.
Eine klare Kommunikation ist das A und O beim Aussprechen einer Kündigung. Du darfst die Botschaft nicht verzögern oder verwässern. Sei ehrlich und direkt, verzichte auf unnötige Konjunktive und abgedroschene Floskeln. Die Botschaft muss unmissverständlich sein.
Professionelle Kündigungsgespräche sind vor allem zielführend. Im Idealfall bleiben Arbeitgeber und Mitarbeiter dabei stets freundlich und respektvoll. Die Nachricht bzw. Entscheidung ist klar und der Betrieb leitet alle weiteren Schritte gemeinsam mit dem Mitarbeiter ein.
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