Kritikgespräch – Ablauf und Leitfaden für Führungskräfte
Wie gehe ich mit einem Mitarbeiter auf Augenhöhe, respektvoll aber mit der notwendigen Autorität in ein erfolgreiches Kritikgespräch? Wie mache ich das am besten, ohne „zu viel Porzellan zu zerschlagen“, besonders wenn meine Absicht ist, noch in Zukunft mit ihr oder ihm erfolgreich zusammenzuarbeiten?
Vor Herausforderung stehen Führungskräfte häufig, wenn es darum geht, ein Fehlverhalten oder eine nicht ausreichende Leistung bei Mitarbeitenden anzusprechen.
(Kritikgespräch Ablauf)
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Kritikgespräch Ablauf: Das Wichtigste in Kürze
- Ein Kritikgespräch bietet die Chance, Zusammenarbeit zu verbessern und Wachstum zu fördern, wenn es klar, respektvoll und strukturiert geführt wird.
- Die Gesprächsstruktur umfasst eine positive Kontaktphase, Zielklärung, sachliche Problemanalyse, gemeinsame Lösungsfindung und eine verbindliche Abschlussphase mit klaren Vereinbarungen.
- Die Haltung der Führungskraft ist entscheidend: Empathie, Respekt und eine klare Kommunikation auf Augenhöhe fördern Vertrauen und Offenheit. „Ich-Botschaften“ und Gewaltfreiheit in der Sprache helfen, Konflikte konstruktiv anzugehen.
- Eine gute Vorbereitung – inklusive klarer Ziele und Fakten – sowie Follow-ups nach dem Gespräch sorgen für nachhaltige Umsetzung und stärken die Beziehungsebene.
- Kritikgespräche sind ein wirksames Führungsinstrument, das Motivation und Leistung steigert, wenn sie mit Wertschätzung und Klarheit geführt werden.
Chancen & Herausforderungen
Ein Kritikgespräch ist oft eine unangenehme Herausforderung, die man gerne vor sich herschiebt oder nicht weiß, welche Herangehensweise die effektivste ist. Sie ist aber auch eine Chance, die Zusammenarbeit zu verbessern und eine klare Verhaltensänderung zu bewirken.
Hier erfährst du, wie du ein Kritikgespräch führen kannst, deinen Standpunkt klar vertrittst, die Einhaltung von Regeln am Arbeitsplatz einfordern kannst und konstruktive Kritik gibst, ohne dabei die langfristige Zusammenarbeit zu gefährden.
Ich gebe dir in diesem Artikel detaillierte Tipps aus meiner Praxis, einen Schritt-für-Schritt Ablaufplan für dein Kritikgespräch (oder Mitarbeitergespräch im Allgemeinen).
Damit kannst du für dich in diesen Situationen Klarheit schaffen, die Kritikpunkte wertschätzend und strukturiert ansprechen, aber vor allem für beide Seiten konstruktive Lösungen und ein nachhaltiges Ergebnis in Verhalten und Leistung erzielen.
Hier findest du meine persönlichen Coachingangebote für dich.
Bedeutung des Kritikgesprächs für die Führungskraft und die Mitarbeitenden
Kritik wird oft mit unangenehmen oder sogar traumatischen Erfahrungen, Bestrafung oder Maßregelung verbunden, die häufig in der Kindheit ihre Wurzeln haben.
Somit reagieren Menschen oft verletzt oder aggressiv, um ihr Selbstbild zu schützen. Dieser Wirkung sollten wir uns zu beginn bewusst sein.
Ich kenne es aus eigener Erfahrung, dass man als Führungskraft dazu verleitet wird, Kritik nicht oder zu spät offen zu äußern.
Angst vor emotionalen Reaktionen, das eigene Harmoniebedürfnis, “people pleasing” oder die Sorge, die Beziehung zum Mitarbeitenden zu belasten, gefährdete Motivation, Fluktuation, plötzliche Krankheit, sind die Ursprünge.
Kritik für jeden als Chance nutzen
Habe Mut zur offenen und konstruktiven Kritik! Ein Kritikgespräch führen, trägt zu Wachstum & Erfolg deines Teams bei, stärkt deine Souveränität, Selbstsicherheit und auch den Respekt des Teams dir gegenüber.
Kritik ist immer eine Investition und notwendige Vorraussetzung und elementar für die Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Erfolge von Unternehmen.
Zudem fördern wir so, persönliche und berufliche Entwicklungspotenziale unserer Mitarbeiter.
Was ist ein Kritikgespräch und warum ist es notwendig?
Definition: Kritikgespräch
Im Kritikgespräch besteht das Ziel darin, ein Verhalten oder eine Leistung eines Mitarbeitenden zu thematisieren, Einflussfaktoren und Problemstellunen zu analysieren und gemeinsam Lösungen und Wege zu finden, diese zu korrigieren.
Wir wollen Defizite ansprechen & unsere Mitarbeitenden zu Verhaltensänderungen bewegen.
Die Rolle der Führungskraft: Balance zwischen Beziehungsebene und Sachebene
Wir dürfen als Initiator eines kritischen Mitarbeitergesprächs für die richtige Balance zwischen Beziehungsebene und Sachebene sorgen. In der Gesprächsführung achten wir darauf, dass unsere Haltung ein “Ich bin Mensch – Du bist Mensch” ausstrahlt, andererseits dürfen wir durch effektive Kommunikation Missstände und Fehlverhalten ansprechen.
Zudem achten wir darauf, möglichen Emotionen nicht zu viel Raum zu geben. Wir beachten Sie, nehmen sie auf, führen unsere Mitarbeiter jedoch wieder auf eine konstruktive Ebene zurück.
Die Aufgaben als Vorgesetzte / r ist demnach, ein hohes Maß an Einfühlungsvermögen, Objektivität, Klarheit aber auch Entscheidungs- und Bewegunsrahmen aufzuzeigen.
Ziel ist immer, die Motivation des Mitarbeiters zu erhalten und die Weiterentwicklung von Kollegen zu wahren.
Wir wollen Kritik so formulieren, sodass sie als konstruktiver Beitrag zur Weiterentwicklung verstanden wird. Und wie das geht, erfährst du weiter unten unter Phasen des Gesprächs & Vorbereitung!
Weitere Praxistipps, die du beachten solltest:
- Kritik sollte klar und konkret ausgesprochen werden.
- Wir bleiben im Umgang auf Augenhöhe und respektvoll vor dem Menschen, der vor uns sitzt.
- Wir schätzen das, was die jeweilige Person mit sich bringt und bereits als Mensch in ihrem Leben geleistet hat.
- Wir bereiten uns vor – das bedeutet: wir machen uns vorher zum Gesprächsablauf und dem Inhalt Gedanken, machen uns Notizen.
- Wir legen konkrete Beispiele und Fakten dar, wenn wir Fehler, Unverständnis oder unzureichende Leistungen thematisieren.
- Wir vermeiden Verallgemeinerungen oder den expliziten Vergleich mit Anderen im Gespräch – der Fokus bleibt auf den Themen des Mitarbeiters.
- Wir gestalten eine angenehme Raumatmosphäre und achten Menschlichkeit, z.B. auch in dem wir dem Gegenüber nötige Distanz & Raum für Reflexion im Gespräch geben und auch Aufmerksamkeiten wie ein Getränk bereit stellen.
In den letzten 10 Jahren habe ich mehr als 500 Mitarbeiter- und Kritikgespräche geführt und kenne die Herausforderungen, das Unbehagen und den Wunsch nach einer Vorlage für erfolgreiche Mitarbeitergespräche.
Ich habe eine bewährte Lösung, die dir helfen kann, Konfliktgespräche oder ungenehme Situationen effektiv und nachhaltig wirksam zu führen. Meine Vorlagen und Skripte erhältst in meinem Coaching und Mentoring.
Die 5 Phasen eines schwierigen Mitarbeitergesprächs!
Phase 1 – Kontaktphase:
- eine positive Beziehungsebene schaffen und das „Eis brechen“
- dabei ist der Beginn des Gesprächs entscheidend für den weiteren Verlauf
- baue Vertrauen und Sicherheit auf, um das Gespräch in eine konstruktive Richtung zu lenken
- vermittle das Gefühl, dass es um eine gemeinsame Lösung geht.
Phase 2 – Orientierungsphase:
- hier werden gemeinsam die Ziele des Gesprächs geklärt
- entwickelt ein gemeinsames Verständnis darüber, welche Themen und Probleme besprochen werden
- die Interessen und Bedürfnisse beider Seiten werden offen gelegt
- wir wollen eine klare Ausrichtung und eine klare Ausrichtung für das Gespräch finden, ohne bereits in die Lösungsfindung einzusteigen
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Mehr InformationenPhase 3 – Durchführungsphase:
- hier wird das eigentliche Problem thematisiert
- beschreibe die Situation bitte sachlich und präzise, ohne zu bewerten oder Schuld zuzuweisen
- der Mitarbeiter sollte die Möglichkeit bekommen, seine Sichtweise darzulegen.
- wir wollen die Ursachen des Fehlverhaltens verstehen und auf dieser Grundlage mögliche Lösungen entwickeln
- bleibe in der Kommunikation offen und respektvoll und zeige immer Verständnis für die Perspektive deiner Mitarbeiter
Phase 4 – Ergebnisbewertung:
- die besprochenen Lösungsansätze werden bewertet und konkrete Vereinbarungen werden getroffen
- beide Seiten müssen die Ernsthaftigkeit der Lösungsansätze verstehen und sich zu deren Umsetzung verpflichten
- achte darauf, Erwartungen und Konsequenzen klar zu formulieren, um sicherzustellen, dass die getroffenen Vereinbarungen umgesetzt werden
Phase 5 – Abschlussphase:
- Ausklang des Kritikgesprächs in einer positiven Art und Weise
- die nächsten Schritte werden besprochen und dem Mitarbeiter Unterstützung angeboten
- gestalte den Abschluss freundlich und wertschätzend – das stärkt das Beziehungsklima und gibt dem Mitarbeiter psycholgische Sicherheit für die zukünftige Zusammenarbeit
- wir wollen die Motivation unserer Mitarbeiter erhalten und eine Basis für zukünftige Gespräche schaffen
Reflektiere deine Haltung als Führungskraft
Eine gute Vorbereitung sorgt nicht nur dafür, dass du klar und strukturiert auftrittst, sondern auch, dass du das Gespräch mit der notwendigen Wertschätzung und Souveränität führst. Ein zentraler Bestandteil der Vorbereitung ist..
Deine innere Haltung:
bringe dich selbst in einen positiven und wohlwollenden Gemütszustand
frage dich,ob du deinem Mitarbeitenden ehrlich und aufrichtig mit Respekt begegnen kannst
deine innere Haltung beeinflusst maßgeblich den Verlauf des Gesprächs.
ein souveränes, wertschätzendes Auftreten ist die Grundlage, um Vertrauen zu schaffen und offen über Probleme zu sprechen
Folgende Aspekte solltest du zudem im Vorfeld berücksichtigen
- Nimm dir Zeit, um dir über Ziele und Fakten des Termins klar zu werden, gehe zudem in den Austausch mit Personalabteilung, bei sehr heiklen Gesprächen, plane einen Zeugen, der mit im Gespräcnh sitzt.
- Ermögliche dir zu jedem Zeitpunkt einen Perspektivwechsel für dein Gegenüber!
- Übe Selbstreflexion – in der Vorbereitungsphase als auch im Gesprächsverlauf selbst!
- Verwende ICH-Botschaften – ein DU hast..wird schnell als Angriff gesehen. Nutze hier gewaltfreie Kommunikation.
Ziele und Lösungen eines Kritikgesprächs
Sorge dafür, dass mit Mitarbeitern klare Ziele und messbare Ergebnisse aus dem Gespräch bewusst werden. Denn ein Kritikgespräch ohne klare Zielsetzung bleibt oft wirkungslos, da keine Richtung vorgegeben wird oder keine weitern Kontakt- oder Feedbackpunkte vereinbart werden.
Ziele können unter anderem sein:
Verbesserung der Arbeitsleistung
Veränderung eines problematischen Verhaltens
Klärung von Missverständnissen
Verbesserung der Zusammenarbeit
Förderung der Eigenverantwortung
Halte die Ergebnisse konkret und verbindlich fest. Vorgesetzte und Mitarbeiter gehen mit einem klaren Bild dessen aus dem Gespräch, was erwartet wird und welche nächsten Schritte oder welche Aufgabe am Arbeitsplatz nun zu tun sind.
Durch Zielsysteme (oder Zielvereinbarungen) können wir die Ergebnisse messbar machen und im Nachgang überprüfen, ob getroffene Vereinbarungen eingehalten wurden.
Mehr Transparenz und tiefe Einblicke, wie Zielsysteme funktionieren können, biete ich in meinen praxisnahen Coachings & Mentorings an.
Follow-Up
Ein Fehler, der oft dazu führt, dass Zielvereinbarungen oder Gesprächsvereinbarungen im Sande verlaufen, sind fehlende Follow-Up-Gespräche nach Mitarbeitergesprächen.
Ein erfolgreiches Kritikgespräch beinhaltet die Sicherstellung, dass eine besprochene Sache seitens des Mitarbeiters umgesetzt werden.
Wir erhöhen so den verbindlichen Charakter im Kritikgespräch, zeigen die Ernsthaftigkeit der Situation auf und geben als Vorgesetzter Leitplanken.
Mitschrift und Protokoll
Vor allem die Dokumentation, egal ob Feedbackgespräch, Kritikgespräche oder einfaches Weekly – hiermit legen wir den Grundstein, dass sich etwas entwickelt und ändert.
Wir dokumentieren Probleme, Lösungen, die Art und Weise des weiteren Vorgehens, Punkte des Gesprächsverlaufs und getroffene Vereinbarungen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern.
Vorteile
Wir können nach Ablauf des Gesprächs darauf zugreifen, können selbst noch einmal reflektieren, Zielvereinbarungen und Fortschritte prüfen. Zudem nutzen wir Mitschriften als Basis für weitere Follow-Up-Termine.
Durch klare Ziele, regelmäßige Follow-ups und eine sorgfältige Dokumentation wird das Kritikgespräch zu einem wirksamen Instrument der Mitarbeiterführung.
Es trägt nicht nur zur Lösung von Problemen bei, sondern stärkt auch die Zusammenarbeit und die Motivation der Mitarbeitenden.
Fazit
Mein Impuls: Ein respektvolles und souverän geführtes Kritikgespräch zeigt: Kritik ist keine Bestrafung, sondern eine Investition in das Potenzial und die Entwicklung von Mitarbeitenden.
Durch sachliche Analyse, verständnisvolle Gesprächsführung und konkrete Zielvereinbarungen wird Kritik zur Grundlage für Veränderungen und Wachstum – sowohl für den Mitarbeitenden als auch für das Team und die Organisation.
Wichtige Erfolgsfaktoren sind eine offene Haltung, konkrete Beispiele und ein gut durchdachter Gesprächsverlauf in fünf Phasen. Ergänzt durch regelmäßige Follow-ups und eine sorgfältige Dokumentation, wird das Kritikgespräch zu einem nachhaltigen Führungsinstrument, das nicht nur Konflikte löst, sondern auch Vertrauen und Motivation stärkt.
Häufig gestellte Fragen
Alternative Tipps für den Umgang mit Konfliktgesprächen:
Wahren Sie Ihre Ruhe, auch wenn das Gespräch emotional aufgeladen ist.
Hören Sie aktiv zu, um ein vollständiges Verständnis für die Perspektive Ihres Gesprächspartners zu gewinnen.
Stellen Sie gezielte Fragen, um mehr Klarheit und Tiefe in die Diskussion zu bringen.
Zusammenfassen und reflektieren: Wiederholen Sie die wichtigsten Punkte, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Wellenlänge sind.
Heben Sie Interessen hervor und stellen Sie Gemeinsamkeiten oder unterschiedliche Bedürfnisse nebeneinander dar.
Arbeiten Sie mit anschaulichen Beispielen oder bildhaften Vergleichen, um komplexe Sachverhalte verständlicher zu machen.
Regt Sie zum Nachdenken an, indem Sie neue Perspektiven oder Lösungsansätze vorschlagen.
Bleiben Sie sachorientiert, um eine konstruktive Atmosphäre zu bewahren.
Starten Sie jedes Gespräch mit einer präzisen Zielsetzung, beispielsweise: „Ich möchte heute mit Ihnen sprechen, um gemeinsam sicherzustellen, dass in Zukunft …“. Mit einer klaren Zielvorgabe lenken Sie die Aufmerksamkeit auf zukunftsorientierte Lösungen und schaffen eine konstruktive Gesprächsatmosphäre.
Wichtige Schritte, die du in einem Konfliktgespräch berücksichtigen solltest:
- Private Gespräche führen: Konflikte sollten immer unter vier Augen besprochen werden, um Vertrauen und Offenheit zu wahren.
- Aktiv zuhören: Bemühe dich, die Perspektive deines Gegenübers zu verstehen, bevor du antwortest.
- Selbstreflexion einbeziehen: Prüfe dein eigenes Verhalten und deine Haltung, bevor du in das Gespräch gehst.
- Keine Schuldzuweisungen: Vermeide Vorwürfe und konzentriere dich auf die Sachebene.
- Eigene Bedürfnisse klar formulieren: Drücke deine Wünsche aus, anstatt Erwartungen oder Forderungen zu stellen.
- Missverständnisse klären: Achte darauf, dass dein Gegenüber deine Anliegen richtig versteht und umgekehrt.
Ein konstruktives Gespräch basiert auf Respekt, gegenseitigem Verständnis und einem klaren Fokus auf Lösungen.
Starte das Gespräch mit einer klaren und direkten Erklärung, die den Grund des Treffens verständlich macht. Sei dabei ehrlich und transparent, während du die Situation respektvoll und einfühlsam darstellst. Gib deinem Gegenüber ausreichend Raum, um ihre Gedanken, Fragen und Emotionen frei zu äußern.
Die Phasen eines Konfliktgesprächs im Überblick
Ein effektives Konfliktgespräch folgt klar strukturierten Phasen, von denen jede eine spezifische Funktion erfüllt. Diese sollten vollständig durchlaufen werden, um eine nachhaltige Lösung zu erreichen.
1. Begrüßung und Einstieg:
Schaffe eine vertrauensvolle Atmosphäre, indem du das Gespräch mit einer wertschätzenden Begrüßung eröffnest. Erläutere klar den Anlass und das Ziel des Gesprächs, um den Rahmen festzulegen.
2. Situationsklärung und Perspektiven abholen:
Beschreibe die Situation sachlich und ohne Schuldzuweisungen. Gib allen Beteiligten die Möglichkeit, ihre Sichtweise darzulegen, und höre aktiv zu, um gegenseitiges Verständnis zu fördern.
3. Ursachenanalyse:
Untersuche gemeinsam, welche Faktoren dem Konflikt zugrunde liegen. Identifiziere Kernprobleme und mögliche Missverständnisse, um die Basis für die Lösung zu schaffen.
4. Lösungsfindung:
Entwickle gemeinsam mit allen Beteiligten konkrete Ideen und Optionen, wie der Konflikt beigelegt werden kann. Achte darauf, dass die Lösungen realistisch, fair und für alle tragbar sind.
5. Vereinbarungen treffen:
Halte die besprochenen Maßnahmen schriftlich fest, um Verbindlichkeit zu schaffen. Vereinbare klare Schritte und überprüfbare Ziele, die die Umsetzung der Lösungen sicherstellen.
Zusätzliche Werkzeuge für ein konstruktives Gespräch:
Fördere eine lösungsorientierte Haltung, die auf gegenseitigem Respekt basiert.
Suche aktiv nach Gemeinsamkeiten, um Brücken zu bauen.
Nutze „Ich-Botschaften“, um Verantwortung für die eigene Perspektive zu übernehmen und Vorwürfe zu vermeiden.
5 Tipps für ein erfolgreiches schwieriges Gespräch
1. Kläre deine eigene Position:
Reflektiere im Vorfeld, welche Emotionen die Situation in dir auslöst, welches Ziel du erreichen möchtest und welche Verantwortung du in diesem Gespräch trägst. Klarheit über deine Rolle und Intention hilft dir, souverän aufzutreten.
2. Versetze dich in die Perspektive des Gegenübers:
Nimm dir bewusst Zeit, die Situation durch die Augen der anderen Person zu betrachten. Welche Bedürfnisse, Bedenken oder Erwartungen könnten sie haben? Dieses Verständnis schafft die Grundlage für eine konstruktive Kommunikation.
3. Zuhören vor der Lösungsfindung:
Beginne das Gespräch mit aktivem Zuhören, ohne sofort in Problemlösungsmodus zu wechseln. Gib deinem Gegenüber Raum, seine Sichtweise und Emotionen darzulegen, bevor ihr gemeinsam an einer Lösung arbeitet.
4. Achte auf deine eigene Haltung:
Bleibe während des gesamten Gesprächs achtsam und in deiner Balance. Bereite dich mental vor, um Ruhe und Klarheit auszustrahlen, und gönne dir nach dem Gespräch Zeit zur Reflexion, um deine Energie wieder aufzutanken.
5. Entwickelt gemeinsam Lösungen:
Setze auf Kooperation und erarbeite zusammen einen konkreten Plan, der für beide Seiten tragbar ist. Ein gemeinsamer Lösungsweg stärkt nicht nur die Beziehung, sondern erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Vereinbarungen umgesetzt werden.
So sprichst du heikle und unangenehme Themen erfolgreich an
1. Sprich klar und direkt:
Vermeide es, dich hinter Andeutungen oder vagen Gesten zu verstecken. Formuliere deine Botschaft offen und verständlich, damit keine Missverständnisse entstehen. Klare Worte schaffen Klarheit und erleichtern die Kommunikation.
2. Warte nicht zu lange:
Unangenehme Gespräche aufzuschieben, macht die Situation oft nur schwieriger und lässt Probleme eskalieren. Wähle einen passenden Moment und sprich das Thema zeitnah an, um frühzeitig Lösungen zu finden.
3. Überlege, wer das Gespräch führen sollte:
Manchmal ist es hilfreich, zu reflektieren, ob du selbst oder jemand anderes das Thema besser ansprechen kann. Überlege, wer die beste Beziehung zur betroffenen Person hat oder am neutralsten auftreten kann.
1. Akzeptiere die Emotionen im Raum:
Nimm wahr, welche Gefühle bei deinem Gegenüber präsent sind – sei es Ärger, Frust oder Enttäuschung. Erlaube diesen Emotionen, ohne sie zu bewerten. Das schafft eine Basis für gegenseitiges Verständnis.
2. Anerkenne entstandene Kränkungen oder Schäden:
Zeige Empathie, indem du erkennst, dass sich jemand verletzt oder unfair behandelt fühlen könnte. Ein einfaches “Ich verstehe, dass dich das getroffen hat” kann bereits viel bewirken.
3. Zeige dich menschlich:
Bleibe authentisch und nahbar. Dein Gegenüber merkt, wenn du wirklich präsent bist und ehrlich auf die Situation eingehst. Kleine Gesten wie ein Lächeln oder aufrichtige Worte zeigen, dass du die Person ernst nimmst.
4. Stelle gezielte Fragen:
Frage nach, um die Perspektive des anderen besser zu verstehen. Offene Fragen wie “Wie hast du die Situation empfunden?” oder “Was können wir gemeinsam tun, um das zu lösen?” öffnen die Tür zu einer konstruktiven Gesprächsatmosphäre.
5. Lenke das Gespräch in eine neue Richtung:
Sobald Emotionen geklärt sind, leite die Unterhaltung hin zu möglichen Lösungen. Zeige auf, wie ihr gemeinsam vorangehen könnt, und biete konkrete nächste Schritte an.
Ein tiefgehendes Gespräch kann ruhig mit etwas Smalltalk eingeleitet werden – und du kannst dabei den ersten Schritt machen. Wenn dich jemand fragt, wie es dir geht, beschränke dich nicht auf ein schlichtes „Gut“. Teile stattdessen mit, warum es dir gut geht oder was dich aktuell bewegt. Anschließend kannst du eine gezielte Rückfrage stellen, um das Gespräch auf eine persönlichere Ebene zu bringen.
Dein Leadership Coaching
“Wahre Führung besteht für mich nicht darin, von oben zu befehlen, sondern darin, von Herzen zu inspirieren. Andere dazu zu bringen, die Vision zu sehen, an die Mission zu glauben und gemeinsam das Unmögliche zu erreichen.”
Caroline Birke
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