Aufgaben delegieren leicht gemacht: 5 Schritte für effektive Führung
Als Führungskraft musst du Verantwortung für viele Aspekte bei der Arbeit übernehmen. Hoher Stress und Druck sind dabei keine Seltenheit, sondern gehören oftmals sogar zum Alltag. Deswegen ist eine besonders wichtige Kompetenz das effektive Delegieren von Aufgaben, um deine eigene Arbeitsbelastung zu senken. Zudem kannst du auf diese Weise deine Mitarbeiter fördern und dein Team umso erfolgreicher aufstellen.
Beim Aufgaben delegieren gibt es aber auch einige Punkte zu beachten. Wir erklären dir in diesem Artikel, worauf du unbedingt achten solltest und geben praktische Tipps für Führungskräfte. So steht der perfekten Zusammenarbeit nichts mehr im Weg.
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Das Wichtigste in Kürze
- Führungskräfte müssen viel Verantwortung im Unternehmen übernehmen und ihre Zeit optimal einteilen. Ein wichtiger Aspekt ist dabei das Delegieren von Aufgaben. So setzt du deine Mitarbeiter optimal ein und schaffst mehr Effizienz im Unternehmen.
- Es gibt aber noch viele weitere Gründe, weshalb du Aufgaben delegieren solltest. Du schenkst damit deinen Mitarbeitenden das nötige Vertrauen und trägst zu ihrer persönlichen Entwicklung bei. Nebenbei trainierst du sogar deine sozialen Kompetenzen.
- Ein schrittweises Vorgehen ist bei der Delegation meistens die beste Lösung: Mache von Anfang an klar, worum es geht. Wähle den richtigen Mitarbeiter aus und nimm dir ausreichend Zeit für die Einarbeitung, für notwendige Termine und für das abschließende Feedback.
- Weitere Tipps: Lasse deinen Mitarbeitern ausreichend Freiraum, nehme aber Probleme und Sorgen ernst. Gehe auch als gutes Beispiel voran und lebe eine offene Ideen-, Feedback- und Fehlerkultur vor. So können alle Seiten aus Erfolgen und Fehlern lernen.
Die Herausforderungen bei der Delegation von Aufgaben
Eigentlich sind sich alle Führungskräfte bewusst, dass es ohne die Zusammenarbeit im Team bzw. mit den Teammitgliedern gar nicht funktionieren kann. Und trotzdem gibt es immer wieder die gleichen Herausforderungen, Sorgen und sogar Ängste beim Aufgaben delegieren im Alltag.
Die Angst, nicht mehr über jeden Schritt informiert zu sein und die Kontrolle über ein Projekt zu verlieren. Unnötiges Mikromanagement ist oft die Folge.
Einige Führungskräfte haben die Sorge, dass der Mitarbeiter die delegierte Aufgabe nicht in der gewünschten Qualität erledigen kann.
Delegation bedeutet auch immer, etwas eigene Zeit investieren zu müssen. Manche sehen keine Zeitersparnis und meinen, es ohne Hilfe schneller machen zu können.
Egoismus kann ebenfalls eine Rolle beim Delegieren spielen, weil man selbst die Anerkennung möchte, anstatt sie mit Mitarbeitenden zu teilen.
Als Führungskraft musst du jedoch vor allem die Vorteile erkennen können. Es geht darum, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu befähigen, ihnen einen Teil der Verantwortung zu überlassen und ihnen Vertrauen zu schenken. Das ist der Schlüssel zu hoher Effizienz im Unternehmen.
Richtig delegieren hat starke Vorteile für dein Team
Wenn du in einer Führungsposition bist, musst du die Vorteile beim Übertragen von Aufgaben in den Vordergrund stellen. Wenn du anderen Personen vertrauen und eigene Aufgaben delegieren kannst, ist das kein Zeichen von Schwäche, sondern beweist deine Stärke als Führungskraft.
Die vielen Vorzüge liegen eigentlich klar auf der Hand:
Du profitierst von einer Zeitersparnis und entlastet dich selbst. So hast du mehr Zeit, dich auf andere wichtige Führungsaufgaben konzentrieren zu können.
Das Delegieren dient als klarer Vertrauensbeweis an deine Mitarbeiter und Teams. Sie fühlen sich wertgeschätzt durch dich und durch das Unternehmen.
Teammitglieder und Teams arbeiten effizienter, wenn sie die Prioritäten kennen und sich an anspruchsvollen Aufgaben am Arbeitsplatz entwickeln können.
Du förderst auch das Verantwortungsbewusstsein und die Kreativität von deinen Mitarbeitern. So tragen sie noch mehr zur Unternehmensentwicklung bei.
Als Führungskraft kannst du dadurch sogar deine sozialen Kompetenzen trainieren. Das richtige Delegieren von Aufgaben stärkt nämlich deinen Charakter.
Deswegen überrascht es kaum, dass viele Trainings und Seminare für Führungskräfte die Aufgabendelegation als wichtiges Thema behandeln. Das Übertragen von Aufgaben ist eines der effektivsten Führungsinstrumente im Arbeitsalltag.
Darauf musst du beim Delegieren von Aufgaben achten – 5 Schritte
Vor allem als neue Führungskraft kann die Übertragung von Aufgaben als kompliziertes Vorgehen erscheinen. Doch mit einem klaren Schritt-für-Schritt-Leitfaden sollte es eigentlich keine Missverständnisse zwischen dir und deinen Mitarbeitenden geben.
Schritt 1 Aufgaben und Ziele richtig definieren
Zunächst solltest du dir im Klaren sein, welche Aufgaben du eigentlich übertragen möchtest. Ein guter Ansatz kann hierbei die Eisenhower-Matrix sein, die Tätigkeiten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit kategorisiert. Dringende Aufgaben, die deine eigenen Kompetenzen nicht erfordern, lassen sich in der Regel ohne größere Probleme delegieren. Achte aber auch auf eine klare Beschreibung und Zielsetzung.
Schritt 2 Den idealen Mitarbeiter auswählen
Unterschiedliche Menschen haben unterschiedliche Stärken und Schwächen. Im Idealfall weißt du natürlich, welcher Mitarbeiter sich für eine Aufgabe eignet. Berücksichtige auch die langfristige Perspektive und wie du die jeweilige Person weiter fördern möchtest. Sollte es aber irgendwelche Bedenken oder Unklarheiten geben, ist ein Vieraugengespräch vorab unabdingbar.
Schritt 3 Zeit nehmen bei der Einarbeitung
Wenn du erfolgreich Aufgaben delegieren möchtest, musst du dir die nötige Zeit nehmen. Komplexe Aufgaben oder ganze Arbeitsabläufe bedeuten beim Delegieren meistens mehr Aufwand, dafür gibt es aber nachher weniger Fragen und ein besseres Ergebnis. Setze die Prioritäten und stelle alle notwendigen Informationen für den Job bereit – so sinkt die Gefahr eines Misserfolgs.
Schritt 4 Zwischen- und Endergebnis kontrollieren
Je nach Komplexität, Umfang und Dauer einer Aufgabe kann es wichtig sein, Zwischenergebnisse bzw. Meilensteine wie im Projektmanagement zu kontrollieren. Das gibt dir als Führungskraft die Möglichkeit, notwendige Anpassungen vorzunehmen und somit auch dem Mitarbeiter zu helfen. Ein offener Umgang mit Problemen kann sogar eine Chance darstellen, die Arbeit letztlich noch effizienter zu machen.
Schritt 5 Abschließend Feedback geben
Als Führungskraft musst du in der Lage sein, ehrliches und konstruktives Feedback zu geben. Was ist gut gelaufen und wo gibt es noch Verbesserungspotenziale? So profitieren im Anschluss beide Seiten von einem besseren Verständnis und kennen die jeweiligen Erwartungen. Natürlich möchte eigentlich niemand negatives Feedback geben, doch das ist eben auch eine Führungsfähigkeit.
Weitere Tipps für mehr Erfolg beim Aufgaben delegieren
- Lasse deinen Mitarbeitern ausreichend Freiraum, anstatt sie permanent zu kontrollieren. So drückst du Vertrauen aus und stärkst ihre Selbstständigkeit.
- Sei trotz regelmäßiger Termine weiterhin jederzeit ansprechbar. Manche Probleme treten spontan auf und benötigen eine gemeinsame Absprache, um sie schnell lösen zu können.
- Setze bei Bedenken und Sorgen von Mitarbeitern auf eine empathische Kommunikation. Auf diese Art zeigst du Verständnis und beugst einer Überforderung vor.
- Lebe eine positive Ideen- und Fehlerkultur vor, um die Kreativität beim Abgeben von Aufgaben zu steigern. Mitarbeitende haben dann mehr Mut, eigene Ideen einzubringen.
- Bedenke beim Aufgaben delegieren immer den unterschiedlichen Charakter von Personen. Manche können mit Termindruck umgehen, andere arbeiten besser ohne.
Fazit: Das Delegieren von Aufgaben gelingt dir mit den richtigen Schritten und Tipps besonders einfach
Eine Führungskraft muss in der Lage sein, bestimmte Aufgaben abgeben bzw. delegieren zu können. Das hilft dir nicht nur im Alltag, sondern demonstriert auch Vertrauen zu deinen Mitarbeitern. Zudem gibst du ihnen dadurch die Chance, sich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln. Die effektive Delegation gehört deswegen zu den wichtigsten Führungsfähigkeiten.
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Häufig gestellte Fragen
Delegierte Aufgaben sind Tätigkeiten, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten, die eine Führungskraft an Mitarbeitende überträgt, um diese eigenständig erledigen zu lassen. Dieses Führungsinstrument dient der Entlastung von Routineaufgaben und fördert die Mitarbeiterentwicklung.
Grundsätzlich lassen sich alle Aufgaben delegieren, aber einige eignen sich besser als andere. Routineaufgaben und Verwaltungsaufgaben sowie Recherchetätigkeiten eignen sich beispielsweise perfekt zur Delegation an jemanden, der damit umgehen kann.
Im Umkehrschluss gibt es auch einige Aufgaben, die man als Führungskraft nicht delegieren sollte. Hierzu gehören im Kern Bereiche wie die Mitarbeiter- und Teamentwicklung oder strategische Themen. Zudem dürfen die delegierten Aufgaben Mitarbeiter und Teams nicht überfordern.
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Caroline Birke
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